Har du aldrig blivit van med att skicka snigelpost och stressa om den enkla handlingen att adressera ett kuvert? Det är vad som händer när du inte har gjort det på ett tag, men låt det inte hindra dig från att sätta en penna på papper och skicka ut något som kräver en frimärke.
Det är viktigt att sätta den avsedda mottagarens och avsändarens adresser i rätt fläckar på kuvertet.
Oavsett om du gör affärer via posttjänsten eller skickar någon en kärleksbrev behöver du veta rätt sätt att adressera kuvertet.
Ibland krävs det att du skickar papperskorrespondens via brev. Medan du skickar meddelanden och tacka anteckningar via e-post har blivit acceptabelt, är ännu bättre etikett att skicka en handskriven anteckning.
Enkla steg
I vissa fall är det bra att skicka email , men det finns tillfällen när du vill använda en gammaldags korrespondensmetod. Oavsett om du skickar in en inbjudan , tackanmälan eller ett brev måste du ta med viss grundläggande information om kuvertet för att se till att den når sin destination i rätt tid.
Att adressera ett kuvert är inte svårt om du förstår några av grunderna. USPS behöver känna till destinationen och där posten kommer ifrån om det finns ett problem med leveransen.
Syftet med att ha riktlinjer för adressering av kuvertet är att göra postarbetarnas jobb enklare för att leverera posten. Om du blir för kreativ, sänker du bäraren ner och kan även riskera att ditt brev går till fel adress.
Spara din kreativitet för vad som är inne för USPS skull.
Se också till att du skriver tydligt för att göra adressen lätt att läsa. Användning av kursiv eller kursiv skrift kan sätta på på bärarens ögon.
Allmänna riktlinjer för US Mail
För det mesta kan du falla tillbaka på de allmänna reglerna för adressering av ditt kuvert, oavsett om du skickar ett företagsbrev eller ett tackbrev .
I det övre vänstra hörnet behöver du avsändarens namn på översta raden, gatuadressen eller postkontorrutan på andra raden och staden, staten och zip på den tredje raden.
I mitten av kuvertet anger du den avsedda mottagarens namn på topplinjen, hans eller hennes gatuadress på nästa rad, och staden, staten och zip på den tredje raden - exakt hur du skulle skriva avsändarens information . Du kan dock behöva ytterligare en rad för namnet på företaget eller enheten på adressen, till exempel en lägenhet eller ett svitnummer.
Du vill lägga till några titlar som "Dr." eller "Ms" om du vet att mottagaren föredrar att adresseras som sådan. Du bör också göra detta när du skickar till en äldre eller någon som är behörig att visa respekt.
I vissa fall, till exempel när en kvinna bor ensam, föredrar folk att inte ha sina fulla förnamn på utsidan av ett kuvert. Du kan använda en initial, till exempel "M. Peabody." Detta gör namnet mindre könsspecifikt och kan ge personen en säkrare känsla av anonymitet.
Om mottagaren tillfälligt vistas i någon annans hem eller om du är orolig för att USPS kanske inte levererar posten med ett obekant namn, kan du lägga till en anteckning under mottagarens namn så att det här är vård av någon som bor på den här adressen.
Till exempel kan du använda "C / O John Smith" på raden under "Mildred Thomas."
Business Letter Rules
När du skickar ett företagsbrev måste du behålla professionell etikett under hela processen. Börja med de allmänna riktlinjerna och lägg till ett par mer information.
Efter mottagarens namn lägger du till hans eller hennes position, till exempel "Marketing Director." Försök att göra detta på samma rad som namnet, men om det inte finns tillräckligt med utrymme, kan du flytta titeln ner till nästa rad.
Under det, lägg till företagets namn, följt av adressen enligt riktlinjerna ovan. Om du är osäker på mottagarens namn kan du skriva "Attn: Direktör för marknadsföring".
Mail till utländska militära anläggningar
När du skickar ett brev till en person i den militära stationen utomlands, använd samma allmänna riktlinjer med några tillägg.
Du vill lägga till mottagarens rang och fullständigt namn. Enheten eller skvadronnumret ska gå på andra raden.
Nästa rad ska innehålla APO eller FPO, enligt var personen är stationerad, följt av förkortningen av regionen. Den sista raden bör innehålla landets namn eller förkortning i kepsar. Lägg alltid till hela postkoden för att säkerställa att den når den avsedda destinationen.
Adressregler för e-post till andra länder
De allmänna reglerna för adressering av ett kuvert för europeiska eller andra utomeuropeiska destinationer är likartade. Börja med mottagarens namn och titel på första raden, följt av gatunadressen på den andra, staden, provinsen och staten med postnumret på nästa rad. Den sista raden ska ha namnet på landet i alla kepsar. Under din returadress bör du inkludera "USA"