Betydelsen av korrekt e-postetikett

Har du någonsin fått e-post som lämnade dig undrar om personen som skickade den? Eller sämre, har du någonsin skickat ett mail som du senare ångrade?

Att vara på mottagaränden av ett dåligt e-postmeddelande kan låta dig skaka på huvudet och försöka lista ut vad på jorden den andra personen tänkte. Att vara den som skickade det kan förstöra en annars bra dag, och det kan få negativa följder senare.

Hastigheten att zippa ett e-postmeddelande har gjort det till den föredragna kommunikationsmetoden. Oavsett om du skickar ett personligt eller företags e-postmeddelande är det viktigt att följa korrekt etikett för att förhindra missförstånd eller hårda känslor.

Följ den gyllene regeln genom att behandla mottagaren som du vill bli behandlad. Innan du klickar på "skicka" på vilken e-post som helst, ta en minut och ge den en extra läsning. Effektiv användning av e-post kan ge dig ett positivt ljus med din handledare och kan till och med ge dig en kant när det är dags för en kampanj .

• 01 av 10

  Antag inte privatlivet

  Tänk på att ditt företag och ditt personliga e-postmeddelande inte är privata. Ditt företag har rätt att läsa allt som skickas från kontoret, så skriv aldrig och skicka personlig eller mycket känslig information från jobbet. Personlig e-post hemifrån kan vidarebefordras, så skriv inte något skriftligt som kan orsaka problem om det når fel person.

• 02 av 10

  Håll dig borta från offensiva kommentarer

  Undvik offensiva kommentarer i din email. Detta inkluderar rasistiska, sexistiska eller negativa kommentarer om en annan person eller ett företag. Om du får ett offensivt e-postmeddelande, svara inte eller vidarebefordra det till någon annan. Använd aldrig e-post för att säga något som kan missuppfattas till din chef .

• 03 av 10

  Skrik inte

  Kom ihåg att när du skriver in alla kepsar kommer din e-post över att skrika. Vissa tror att det gör deras meddelande lättare att läsa, men det är inte så. Använd ett teckensnitt som är lätt på ögonen när det läses i vanliga bokstäver.

• 04 av 10

  Redigera dina meddelanden

  Redigera dina e-postmeddelanden innan du skickar dem. Använd stavningskontroll och gå över alla affärsemails så att du har rätt grammatik. Du vill alltid presentera dig som en professionell i korrespondens. Kontrollera personlig e-post när du har skrivit det för att se till att det blir din avsedda punkt över. Att släppa ett enda ord kan ändra meningen med en mening.

• 05 av 10

  Svara med försiktighet

  Känna rätt sätt att svara på e-postmeddelanden som du får. Var uppmärksam på avsändaren och de andra i "till" och "cc" fälten. Svara så snabbt som möjligt snarare än att låta din "sparade" mapp bli för rotig.

  Undvik uppmaningen att slå "svara alla" innan du tittar på att se vem som är listad i rubriken. Ditt svar kan förvirra andra på listan, eller du kan sluta skicka onödig information till personer du inte känner till. Den enda gången du ska klicka på "svara alla" är om du är säker på att alla behöver den information du skickar.

• 06 av 10

  Bekanta dig med e-postverktyg

  Känna verktygen och typerna av e-post. Detta inkluderar "till", "cc", "bcc" och ämnesrader. Huvudmottagaren ska vara i "till" -fältet. När du behöver kopiera någon, lägger du normalt den personen till "cc" eller kolumnfältet. Om någon behöver kopieras utan att de andra på listan tar emot hans eller hennes e-post, använd "bcc" eller blind kol kopi. Kopiera bara personer som behöver veta informationen du skickar.

  Aldrig vidarebefordra kedjemail. Dessa kan bli besvärliga och täppa folkens e-postlådor till irritation . Du vill inte bli den person som vidarebefordrar meddelanden som kanske eller inte är sanna.

  Du bör alltid fylla i ämnesraden för ett företagsrelaterat mail, och det är att föredra i personlig e-post. Håll ämnesraden så kort som möjligt och har bara ett ämne per post.

• 07 av 10

  Håll det kortfattat

  De flesta föredrar korta e-postmeddelanden snarare än långa, ordiga meddelanden. Ange om möjligt din punkt i ett par meningar. För ett längre meddelande börjar med en inledande paragraf som låter folk veta grunderna. Om du har mer än ett ämne, dela ditt meddelande till mer än en mailing, med ett ämne per e-post.

• 08 av 10

  Titta på din ton

  Håll en positiv ton i din e-postkommunikation. Kom ihåg att snarky anmärkningar kan komma över som vansinnigt snarare än roligt. Spara sarkastisk humor för röstkommunikation så att andra kan höra tonen i din röst. Detta inkluderar också ilska. Du bör alltid undvika att skicka arga e-postmeddelanden, eller du kan riskera att åsidosätta någon du jobbar med eller bryr dig om.

• 09 av 10

  Använd prioriterade flaggor med gottfinnande

  Om du har en högprioriterad flagga, använd den bara vid behov. Att använda det för mycket kommer så småningom att få motsatt effekt du vill ha och skicka dina e-postmeddelanden till botten av prioriteringslistan för mottagarna.

• 10 av 10

  Skriv ditt namn

  Glöm inte att skriva in dina e-postmeddelanden. Mottagarna kan bli irriterad om de måste rulla upp och ta reda på vem som skickade dem meddelandet. Om du förväntar dig ett svar via telefon, var noga med att inkludera numret, även om du vet att personen har den på filen. Syftet med e-post är att spara tid, och att behöva stoppa vad han eller hon gör kommer att sakta ner sakerna. Om du har en signaturlinje, håll den uppdaterad med rätt e-postadress och telefonnummer.