Skickar e-postmeddelanden som kommunicerar väl
E-post är ett av de främsta sätten som människor skickar skriftlig kommunikation nu, och det är inte troligt att det någonsin kommer att förändras. Det är enkelt, snabbt och kräver ingen frimärke.
Borta är de dagar då du måste vänta en vecka eller mer för ett brev eller svar i posten. Det är inte nödvändigt att göra nödlöpningar till postkontoret för att väga dina kuvert och plocka upp tillräckligt med frimärken för sedlar och bokstäver. Faktum är att många människor aldrig ens har adresserat ett kuvert eller skickat ett brev via US Post Office.
E-post har blivit ett av de enklaste och snabbaste sätten att kommunicera både personligen och i affärer. Detta har blivit ett sådant fenomen som den ständigt tillförlitliga USA-posttjänsten kämpar för att hitta sätt att stanna kvar i affärer.
Det är ingen överraskning då e-postetiketten , som ofta kallas Netiquette, är ett hett ämne för den nuvarande kulturen. E-postmeddelanden skickas varje dag av en bred del av den amerikanska befolkningen. De flesta företag använder e-post för att kommunicera med anställda under hela dagen. Nästan alla hushåll har minst en dator med internetanslutning, och inom dessa hushåll finns mammor, pappor, barn, tonåringar och kanske till och med farföräldrar, med alla eller de flesta av dem som tar emot och skickar e-post.
Vi lever i en mikrovågsugn, ett internetdriven samhälle, och ingen vill ta sig tid att skriva ett långtidsbrev, även om det är så mycket mer intimt och personligt. Det finns fortfarande många omständigheter där e-postmeddelandet fungerar bättre än snigelpost.
Här är några etikettdoser och du bör inte komma ihåg när du skriver e-postnoteringar.
- Förbereda. Innan du börjar skriva ett e-postmeddelande, om det är en första anteckning eller ett svar, borde du fråga dig själv vad det är som du vill kommunicera. Kort sagt, vad är ditt syfte med att skriva? När du väl vet kan du läsa över det färdiga e-postmeddelandet innan du skickar ut det för att du har uppnått ditt mål. Om det gör betyget ska du skicka det Om texten är förvirrande, hård eller oklart, så kanske du bör börja om igen.
- Kommunicera. Kom ihåg att du kommunicerar med en riktig person som kommer att få det här mailet. Med det i åtanke bör du adressera personen med namn och vara respektfull. Om det här är ett svar på ett mottaget e-postmeddelande bör du ta dig tid att adressera eventuella frågor eller förfrågningar tidigt i noten.
- Andas. Vi har alla varit skyldiga vid något tillfälle att förlora vår lust. Om du får ett e-postmeddelande som angrar eller stör dig, svarar du inte i form. Ta den höga vägen och svara bara för att bekräfta kvittot eller ta en tid innan du svarar så att du kan lugna dig och svara med ett väl genomtänkt meddelande. Du vill aldrig svara på ett mail (eller någon annan form av kommunikation) i ilska. När vi är arg har vi en tendens att säga (eller skriva) saker som vi inte menar eller inte behöver säga. Kom ihåg att när ditt e-postmeddelande skickas, är det där ute för alltid.
- Var transparent. Din ämnesrad bör vara en sann representation av varför du kontaktar mottagaren. Använd fraser som relaterar till ämnet för posten. Det här är sant om du komponerar ett företags eller personlig e-post. Till exempel, om du skriver ett mail till din mamma om sitt besök nästa vecka, bör din ämnesrad läsa något som "Ditt besök."
- Forskning. Om du skickar ett e-mail till en affärsförbund är det lämpligt att du använder hans eller hennes efternamn och titel. Gör forskningen och adress mottagaren korrekt. Företagets president kunde antingen adresseras som Mr Taylor eller president Taylor.
- Stavnings kontroll. Användningen av stavningskontroll är viktig när du kommunicerar skriftligt. När du skickar en anteckning fylld med fel meddelar den att du är slarvig eller att du inte uppmärksammar detaljerna. Prova att alltid köra stavningskontrollen eller använd ett program som automatiskt korrigerar. Och läs sedan det igen för att se till att orden du ville använda inte korrigeras automatiskt till något annat.
- Korrekturläsa. Du bör ta de extra några sekunder eller minuter som är nödvändiga för att snabbt kunna läsa av det e-postmeddelande du planerar att skicka. Ta den här tiden för att redigera eventuella besvärliga meningar eller för att placera några saknade skiljetecken.
- Titta på tonen. Ibland kan det hända att ett e-postmeddelande skiljer sig från hur du tänkte. Tonen på ditt e-postmeddelande är mycket viktigt och är lika viktig som ditt meddelande. Eftersom det här är skrivet kommunikation, bör du se till att din ton är trevlig och att det är en sann representation av vad du vill säga. Kom ihåg att din mottagare inte kan höra chuckle i din röst eller se leendet på ditt ansikte. Om du inte vill förorda allt du skriver, borde du undvika något språk i e-postmeddelandet som kan missuppfattas på något sätt.
- Var kort och söt. Försök att inte skriva en roman när du mailar. De flesta vill verkligen inte läsa så mycket i ett mail. Om e-postmeddelandet är nödvändigtvis långt, försök att hjälpa mottagaren genom att markera nyckelkoncept, använda punktpunkter eller sammanfatta ämnet i öppningsfältet.
- Kommunicera bra. Du vill inte förvirra din läsare, så ta tid att vara tydlig och koncis i ditt skrivande. Om du mailar en vän kan du vara mer avslappnad i din skrivstil. Men om det här är en affärskommunikation , använd korrekt grammatik och undvik att använda symboler eller emojis som gör att du verkar mindre professionell.
E-postkommunikation är väldigt populär. Ta dig tid att engagera Guldregeln, och du kommer att gå långt fram emot att vara en polerad netikettpro.
Redigerad av Debby Mayne