Hur man planerar och organiserar en kontor eller affärsrörelse

Om du behöver flytta ditt företag , är det bästa stället att börja planera hur man packar och flyttar. Nyckeln till ett framgångsrikt drag är att bygga upp några allianser som kan hjälpa till att motivera och samordna resten av kontorspersonalen.

Planera flytta

Skapa en tidslinje som tillåter alla nödvändiga steg i ditt drag. Du måste diskutera detta med resten av ditt rörliga lag eller med chefer och handledare för att säkerställa att det är möjligt.

För ett litet kontor behöver du minst tre månader för att förbereda och för ett medelstort till stort kontor, minst sex till åtta månader. Nyckeln är att starta så tidigt som möjligt.

Nästa steg är att samla all information på det nya utrymmet. Försök att få ritningar eller golvlayout så att du kan identifiera nyckelkomponenter som eluttag, lagringsutrymme etc. och viktigast av allt för att bestämma den nya kontorslayouten. Det är också en bra idé att ha en allmän layoutplan för ditt nuvarande utrymme så att du kan jämföra de två. Om det finns områden i det nuvarande kontoret som inte fungerar, identifiera dem så att de kan lösas i ditt nya utrymme.

Gör också en lista över potentiella problem med det nya utrymmet, till exempel ett mindre mottagningsområde eller mindre lagringsutrymme eller kanske ett större öppet utrymme som kan kräva fler bås eller tillfälliga väggar. Det kan vara nödvändigt att hyra snickare eller målare om väggar behöver byggas eller målas.

Det kan ha tagits upp när det nya utrymmet förvärvades, men bara se till att ingen ytterligare konstruktion eller kosmetiska förändringar måste slutföras före flytten.

Samla ditt lag

För medelstora till stora kontor, utse (eller fråga om volontärer) någon från varje avdelning eller avdelning för att samordna deras specifika område.

Det kan tilldelas avdelningsövervakaren eller chefen som då kan se till att varje anställd tar ansvar för att packa sitt skrivbord, filer och personliga saker. För mindre kontor kan du vara ensam. Om så är fallet, identifiera några nyckelpersoner som kan hjälpa till med att samordna flytten.

Ditt team kan också hjälpa till att identifiera aktuella problem med det gamla utrymmet och tillhandahålla möjliga lösningar för det nya kontoret. Det är ett bra sätt att införliva andra synpunkter och att uppnå enighet i rörelse om vissa inte är ganska glada över förändringen.

Ha regelbundna möten

I ditt schema, sätt regelbundna möten och se till att anställda meddelas om mötesdetaljer och för att säkerställa att alla vet vad de behöver för att packa upp sitt kontor eller arbetsytan . Det är viktigt att hålla alla informerade om att begränsa några oro eller bekymmer. Att flytta är stressigt för alla inblandade, särskilt om beslut inte kommuniceras.

Bestäm din budget

Om du har ett specifikt budgetbelopp som är tilldelat för ditt flytt, är det viktigt att identifiera kostnader innan du hyr flyttare, eller till och med innan du packar in den första rutan.

Tilldela uppdrag

Låt din flyttande kommitté skapa en lista över uppgifter som måste fyllas i och se till att de läggs till i tidslinjen / schemat.

Det kan hända att du behöver specialtjänstleverantörer, till exempel telefoninstallatörer eller datanätverksspecialister. Fråga varje avdelningschef eller handledare vad som krävs av deras område. Se till att gemensamma utrymmen är täckta, till exempel receptionen, lobbyn och lagringsutrymmena.

En av de mest kritiska uppgifterna är att anställa movers . Det finns rörliga företag som specialiserar sig på kontorsdrag. Se bara till att du gör din forskning, ställa rätt frågor och få företaget till ditt kontor för att bedöma ditt drag. Som alla hushållsrörelser måste du se till att företaget är tillförlitligt och att du får den bästa servicen för kostnaden. Den här uppgiften kan tilldelas ett fåtal personer, vilka ringer specifika företag och jämför sedan anteckningar. Börja tidigt för att se till att du får bästa möjliga pris.

Gör en kontaktlista

Du måste se till att alla du gör affärer med, både leverantörer och kunder, vet att du flyttar.

Det är en bra idé att tilldela en person till den här uppgiften att övervaka. Anmälande kunder och kunder kräver specifika kommunikationer där du flyttar till och hur verksamheten ska fungera under flytten. Sådan information är avgörande för att dina kunder inte ska gå någon annanstans för dina tjänster.