Meddelande Checklista för din flyttning
Att flytta ett kontor är komplicerat. Med så många saker att göra är det lätt att förbise mindre men ändå viktiga uppgifter. För att hålla ditt kontor på rätt spår, använd följande kontrolllista guide som säkerställer att inget lämnas omöjligt.
Också gå igenom enkla checklista över viktiga uppgifter för att hjälpa ditt kontor att flytta.
Meddela företag och kunder av flytten
Följande detaljerade anmälningslista kan användas tillsammans med artikeln Uppdatera företagsinformation innan du flyttar.
Används tillsammans, hittar du att du har täckt alla dina baser.
Du bör också låta dina kunder veta om du kommer att stänga alls under flytten eller minska dina timmar. Detta kommer att vara ett kritiskt meddelande för att kunderna inte kommer att bli frustrerad om din dörr är låst. Att veta före tid när du är öppen för företag kommer att spara dig många telefonsamtal och kunden från att gå till din konkurrent för service. Med andra ord, låt dina kunder veta din plan för att service dem under övergången.
Kunder och kunder
Det är en bra idé att låta din kundbas veta om flytten först, helst minst en månad innan flytten ska ske. Ge information om den nya platsen, antingen genom att skicka en formell brev eller ett mail med en bifogad eller bifogad karta till alla i din företagsdatabas. Eller när det gäller en butik, lägger du en kart- och anmälningsskylt på ytterdörren och ger en liten flygblad med varje inköp.
Skicka informationen på din webbsida med enkla instruktioner och eventuella uppgifter som kommer att hålla dina kunder tillbaka. Detta kan innefatta en "flytta in" -försäljning eller en officiell öppningsfest.
Tjänsteleverantörer, leverantörer och myndigheter
Meddela tjänster och leverantörer som ditt företag använder regelbundet.
Det kan innehålla en skrivare, kurir, kontorsleverantör eller internetleverantör.
Banker och försäkringar
Bankerna kommer att kräva anmälan tidigt; Du måste ändra adressen på företagskontroller, sedan skriva ut kontrollerna, meddela kreditkortsföretag och andra finansiella institutioner eller tjänsteleverantörer. Du kan bestämma att ditt företag skulle dra nytta av att överföra företagskonton från en bank till en annan eller från en gren till en annan. prata med din bankrepresentant om tjänster som är tillgängliga i den nya platsen / kvarteret.
Försäkringsbolag måste också anmälas tidigt. De kommer att behöva bedöma det nya utrymmet och ge dig en ny uppskattning om det är tillämpligt. Det här är en bra tid att tala med din försäkringsgivare om att flytta försäkring och vad du behöver för att ditt kontor ska skyddas.
Ändra inkommande telefonmeddelanden
Tillsammans med att uppdatera företagsinformation och marknadsföringsmaterial finns det andra sätt att du kan se till att allmänheten lär sig av det kommande flyget. Lägg till en anmälan till telefonsvararen / telefonsvararen med angivande av flyttdatumet, var du flyttar till och hur det kan påverka tjänsten. Ge även kontaktinformation till de kunder som kan ha särskilda problem.
Har anställda också ändrat sin direktkontors röstbrevlåda med information i farten och den nya adressen. Återigen är det ett enkelt sätt att påminna kontakter av flytten och informera dem som inte är i kontaktdatabasen för ändringen.
Ändra din signaturlinje
Lägga till ett meddelande i e-post signaturen för alla anställda säkerställer att varje e-post som skickas ut kommer att påminna mottagaren av det kommande draget. Detta är ett utmärkt sätt att nå enskilda personer som inte finns i företagsförteckningen.
Stämpel Utgående Korrespondens
Köp en röd stämpel som anger "Notera ny adress"; Frimärken kan vanligtvis köpas på en kontorsleveransbutik. Stämpla uppdaterat brevhuvud för att se till att mottagarna är medvetna om adressändringen. Observera att detta anmälningssteg kanske inte är tillämpligt förrän flyttningen är klar.
Telefon
Detta borde vara det första verktyget du kontaktar om ditt drag; du vill se till att ditt företag är öppet under flytten eller att det är så lite störning som möjligt. Låt telefonselskapet veta när flytten är och be att telefonerna ska installeras och vara klara att fungera på den nya platsen dagen före incheckningsdatumet, för att säkerställa att systemet är igång på ditt flyttdatum.
Be företaget att ställa in ett call-forward-system som är effektivt för dagen för ditt drag. Om ditt företag ändrar telefonnummer, be om att en rådgivande läggs till i ditt gamla nummer som låter uppringare känna till telefonnummerändringen. När du har flyttat är det en bra idé att ringa ditt gamla nummer för att säkerställa att tjänsten är på plats. Se även till att ditt nya företagsnummer och adress uppdateras i nästa telefonbok och katalog.
Postkontor, e-post och sociala mediakonton
Meddela postkontoret för ditt flytt och ordna att få posten vidarebefordrat några månader efter flytten. Som tidigare noterat lägger du till ett meddelande om flyttning till anställda signaturlinjer innan du flyttar och följer flytten också; post-move signaturen bör be mottagaren att notera adressändringen och kontaktinformationen.
Dessutom bör regelbundna kurirföretag att hämtning och avhämtning också informeras om adressändringen och eventuella ändringar av tjänster.