Glöm inte dessa uppgifter
Att förbereda sig för att flytta ett kontor eller företag kan vara mycket mer komplicerat än att flytta ett hushåll. Förberedelser är nyckeln och säkerställer att allt på din lista är fullständigt är viktigt. Använd denna snabb checklista som en guide för att hålla ditt företag på rätt spår.
Bestäm en tidsram och schema
Din tidsram bör vara den första du gör. Ange datum då alla saker måste vara utanför kontorsutrymmet, vilket är ditt sista flyttdatum.
Du behöver förmodligen några dagar att faktiskt flytta ut, beroende på hur mycket du behöver flytta. Arbeta bakåt från ditt flyttdatum och gör en lista över alla saker du behöver göra innan lastbilarna anländer.
Tilldela uppdrag och ställa in en flyttningskommitté om det behövs
Det är en bra idé att få de anställda som är involverade i flytten tidigt . En rörelsekommitté kan inte bara hjälpa dig att organisera och planera flytten utan också underlätta övergången för övriga anställda. Kommittén ska granska alla uppgifter och tilldela roller efter behov. När flytten går framåt måste du förmodligen lägga till uppgifter i listan och som du gör, var noga med att tilldela uppgifter också. Det är bara för mycket att göra för att göra allt själv.
Ställ in en intern och extern kommunikationsplan
En intern kommunikationsplan ska säkerställa att medarbetarna hålls informerade om de rörliga planerna medan en extern plan kommer att hålla dina kunder och leverantörer uppdaterade om dina affärsverksamheter under flytten så att du kan hålla verksamheten i drift under övergången.
Hyra Movers
Precis som att flytta, tar hyra bra flyttare tid och borde vara en av de första uppgifterna på din lista. Få en anställd att utveckla en lista över minst fem rörliga företag och se till att du undersöker dem noga innan du anländer . Bestäm budget, få offerter och jämför tjänster mellan rörliga företag för att bestämma vilken som ska hyras.
Hyra professionella förpackare
Om din rörliga budget kan stödja att anställa professionella förpackare , gör det. Detta kommer att spara dig och dina anställda från att behöva packa upp områden på kontoret som är vanliga och ofta de svåraste utrymmena att packa och flytta. Anställda kan bli ombedda att packa sina skrivbord eller kontor, eftersom det också ger en möjlighet för personal att städa upp sina utrymmen och bli av med saker som de inte behöver flytta.
Skapa en ny kontorsplan och layout
Det här är din rörelsekommitté som kommer att vara till stor hjälp. Det är alltid svårt att flytta in i ett nytt utrymme, men när man måste ta reda på var allting och alla går, tar det mycket tid. Se till att du vet var varje möbel kommer att placeras och varje anställd kommer att sitta. Ju mer detaljerad planen är desto bättre.
Prata med dina nuvarande leverantörer
Att flytta ett företag kan innebära att tjänsteleverantörerna ändras. Kontrollera dina kontrakt och bestäm sedan om du kommer att stanna hos dina nuvarande leverantörer eller om du ska titta på byte. Du måste bestämma vad det nya utrymmet kommer att kräva när det gäller telefonlinjer och nätverksinfrastruktur. Prata med din nya hyresvärd och leverantörer för att säkerställa att du vet vad det nya utrymmet behöver så att det inte finns någon lucka i tjänsten.
All utrustning som du leaser, kontakta återförsäljaren för att meddela dem om flytten och hur bäst du kan få utrustningen till den nya platsen.
Håll anställda uppdaterade och informerade
Ett drag kan vara svårt för anställda . Det kan betyda en förändring i hur de pendlar och om deras pendling är nu längre än före flytten. Om du flyttar till ett mindre utrymme måste personalen veta hur kontor ska tilldelas och hur deras nya utrymme kommer att se ut. Anställda bör informeras vid varje steg i processen. Prova att hålla ett rörligt schema på köksbordet eller andra gemensamma utrymmen så att människor kan se hur saker och ting fortskrider och vad som förväntas av dem som anställda.