Hur man prioriterar dina uppgifter

Så du har alla dessa saker att få gjort varje dag och din att göra lista är full - hur vet du vad du ska göra först, andra och tredje?

Ganska mycket alla känner att de har för mycket att göra och för lite tid att göra det. Ofta härrör den överväldigade känslan från en oförmåga att prioritera alla de uppenbarligen pressande uppgifterna. Om du känner att din börslista växer längre i minuten och du inte ens vet var du ska börja, så här identifierar du, utvärderar och prioriterar dina uppgifter.

1. Gör en lista

Innan du försöker sortera dina skyldigheter i viktens intresse, ta dig tid att sammanställa en omfattande lista över allt du behöver eller vill uppnå. Dela din lista i avsnitt för olika typer av uppgifter. Dessa kategorier kan innefatta:

Dagliga eller veckovisa uppdrag

Dessa är vardagliga "till-dos" som kan vara personliga ( måltidsplanering och dagligvaruhandel ) eller arbetsrelaterat (veckovisa möte.) Om du redan följer en daglig rutin kommer du att känna till dessa uppgifter; om du inte gör det här är det bra att skapa en. Vad du kan inkludera kan variera - vissa människor ser ingen anledning att påminna sig om att kontrollera e-post eller köpa matvaror, men andra kommer att uppskatta de strukturerade påminnelserna för att utföra vissa åtgärder vid vissa tider eller på vissa dagar.

Uppgifter med tidsfrister

Dessa måste självklart göras vid ett visst datum och kräver förberedelse på förhand. Exempel kan vara ett skolpapper som beror på tre veckor eller en fest du planerar i sex månader från och med nu.

Dessa typer av uppgifter - ofta kallade projekt - kan senare brytas ner i mindre delar - till exempel kan skrivpapper brytas ner i läsning av relevanta böcker, organisera dina anteckningar, skriva en skiss, skriva ett första utkast, och så på.

Återkommande uppgifter

Dessa sker inte på en daglig eller veckovis frekvens, men det är inte heller engångsprojekt.

Återkommande uppgifter kan innefatta tandläkarutnämningar eller göra kvartalsskatter.

Självmotiverade, nödvändiga uppgifter

Det här är uppgifter eller projekt som du vet att du måste göra, men ingen kommer att göra dig. De har sällan, om någonsin, en inbyggd tidsgräns. Tänk på att förbättra din webbplats för småföretag eller hitta en ny primärvårdsproduktör.

Självmotiverade, ej nödvändiga uppgifter

Det här är de roligare aktiviteterna som ändå tenderar att falla vid vägen eftersom andra, uppenbarligen nödvändiga uppgifter utmanar dem. Tänk att läsa för nöje eller jobba med hobbies.

En dag uppdrag

Dessa uppgifter hänger sig längst ner på din att göra-lista eller bakom dig, men de behöver oftast inte ske snart eller någonsin. Exempel: måla dina radiatorer.

2. Ordna din lista

När du har listat allt kan du ta reda på vad du ska göra först och organisera ditt schema. (Hur man fysiskt gör det här - på ett pappersark, en planerare , en app, en online kalender eller på annat sätt - betyder mindre än att du väljer en metod som fungerar för dig och som du ska använda.) Här är några kriterier att tänka på:

Urgent eller Viktigt

Alla uppgifter kan sorteras i en av fyra kategorier. Urgent och viktiga uppgifter bör göras först så snart som möjligt. brådskande men inte viktiga uppgifter kan delegeras om möjligt, men om inte, ska ditt schema innehålla tillräcklig flexibilitet och extra tid för att rymma dem när de dyker upp. Viktiga men inte brådskande uppgifter bör planeras i förväg så att de inte blir brådskande. Uppgifter som inte är viktiga eller brådskande kan eventuellt elimineras, men om du gillar dem, borde de arbeta in i ditt schema så att de inte blir trångt ut av mer krävande skyldigheter.

Bedöm värdet

Du kan bedöma värdet på en uppgift på flera sätt. Man kan vara om andra människor påverkas och hur viktiga dessa människor är för dig (godkännande av din chef och barnets välbefinnande som är beroende av att du är viktigare än, säger yttranden från en grupp främlingar som du kom överens om att gå med på möte.) Du kan också tilldela högt värde till uppgifter som du ser att betala på lång sikt, eller att du helt enkelt tycker om att vara givande.

En referens som du förmodligen kommer att stöta på när du läser om prioritering av uppgifter är 80-20-regeln eller Pareto-principen, som säger att 80% av effekterna kommer från 20% av orsakerna. Det kan eller kanske inte vara sant för dig, men det är en bra påminnelse om att identifiera vad du faktiskt spenderar tid på och vilka av dina ansträngningar betalar sig.

Timing och flexibilitet

Ett fungerande schema möjliggör ändringar och erkänner tidsbegränsningar. Var realistisk när du prioriterar och planerar dina dagar. När du är i tvivel, överskatta tiden för en viss uppgift.

Om två uppgifter beror på samma gång, väljer du vilken som ska börja med beror på hur du jobbar bäst. Vissa människor föredrar att få den enklare uppgiften ur vägen att koncentrera sig på den mer komplexa; andra kommer att känna sig lugna om de börjar på den hårdare uppgiften först och få lite eller allt gjort innan de går vidare. Kom ihåg att du inte behöver ta på en uppgift eller ett projekt från början till slut innan du går vidare till nästa - om du självklart inte hittar arbete på så sätt ökar din produktivitet.

Begränsa dina dagliga måste-göra uppgifter till högst tre. Dagen kan också innehålla mindre uppgifter som är mer rutinmässiga eller av mindre betydelse eller brådskande, men uppladdning av stora uppgifter kommer troligen att leda till stress och besvikelse.

Kom ihåg att prioriteringar kan förändras - om din chef behöver dig att göra någonting nu, kommer din tidigare första prioritet förmodligen att störas ner till andra. Det är ju mer anledning att bygga mer tid i ditt schema för att möjliggöra flexibilitet.

3. Batchuppgifter

Batching-uppgifter är ett av de mest effektiva, effektiva sätten att få de nagging-do-all-the-time-uppgifterna. Batching innebär helt enkelt att du arbetar på samma typ av uppgift om och om innan du växlar till något annat. Det första steget är att identifiera uppgifter du gör om och om igen och sedan skapa ett enkelt arbetsflöde för dem att följa. Då hanterar du dessa uppgifter samtidigt med det arbetsflödet.

Batching kräver att du utför liknande uppgifter som kräver liknande resurser i "partier" för att förbättra effektivitet och produktivitet. Här är några exempel:

• Betala alla dina räkningar samtidigt
• Öppna hela ditt mail en gång i veckan och gör det snarare än att låta det stapla upp varje dag och aldrig komma till det

Batching gör det möjligt för dig att komma in i ett spår som gör samma uppgift om och om igen så att du inte behöver slösa tid för att räkna ut instruktioner eller vad du ska göra nästa.

4. Eliminera uppgifter

När du har listat alla dina uppgifter och sorterat dem från viktigaste till minst, kommer det att bli klart vilka uppgifter som ligger längst ner i listan. Dessa kan ibland delegeras till någon annan, men om det inte är möjligt måste du bestämma om du ska planera tid för dem eller eliminera dem.

Du kan ha uppgifter på din lista som du inte behöver göra eller ens vill göra, men du kände dig pressad att lägga till någon gång (gå till gymmet, gå på en bokklubb.) Dessa kan helt elimineras.

Slutligen är det möjligt att helt enkelt ha för mycket att göra - om du inte kan få allt gjort, utvärdera din arbetsbelastning för att avgöra om du bara behöver mer träning vid prioritering eller om du måste berätta för någon du inte längre kan fortsätta att göra viss uppgift.