Hur hanterar du din mail i 5 steg

Att lära dig hur du hanterar ditt mail är en överraskande skrämmande organisationsuppgift, eftersom du inte bara kan visuellt ordna post, du måste läsa och röra vid varje dokument för att kunna arkivera eller kassera. Den bästa vägen till solid förvaltning är att minska antalet papper som kommer in i ditt hem. Läs vidare om hur du hanterar e-post i fyra steg.

• 01 av 05

  Dumpa skräpet

  Minska mängden post som du mottar genom att stoppa tillströmningsskräpposten.

  Jag svär om jag någonsin förlorat, kommer J Crew-katalogen att hitta mig först. Att skära ner på hur mycket skräppost du får kommer att minska hur mycket tid du spenderar för att hantera ditt mail. Mindre post = mindre tid.

  Bonus: Det är bra för miljön.

• 02 av 05

  Schemalägga det

  De flesta människor sorterar genom mail medan de går i dörren efter arbetet och ofta slutar i mitten för att lägga undan sin kappa eller vända sig till vad som är till middag. Motstå uppmaningen att hantera mail tills du har tid och uppmärksamhet att ge uppgiften.

  orsaker:

  1. Om du sorterar på din väg i dörren är chansen att du inte är beredd att hantera ditt mail vid den tiden. Du behöver rätt verktyg (nedan) och uppmärksamheten att bestämma hur man använder eller kasserar varje bit.
  2. Rör aldrig ett papper mer än en gång om du inte har det. Det här gör pappershanteringen så ansträngande: du måste läsa den varje gång! Vänta tills du är redo att hantera och kasta bort.

  Schemalägga tid antingen varje dag eller en gång i veckan för att organisera ditt mail.

• 03 av 05

  Verktyg

  Har rätt verktyg att kassera, återvinna eller svara på ditt mail.

  Ingenting fancy, men har följande till hands:

  1. Shredder- Allt med identifierande information utöver ditt namn och adress ska strykas omedelbart.
  2. Återvinningsfack - De flesta posterna kan återvinnas omedelbart (tänk: kuponger, flygblad, meddelanden).
  3. Arkiveringssystem och kalender - För posten måste du vidta åtgärder antingen direkt eller i framtiden.

  Med "till hands" menar jag verkligen till hands. Har inte din torkare och återvinningsfack i separata rum. Jag hanterar mitt mail som står över både papperskorgen och krossaren och sedan tar jag emot det mail som jag behöver vidta åt mig på mitt skrivbord där jag har min kalender och ett skrivbordsarkivsystem. Jag rekommenderar en separat skrivbordslådan, såväl som arkiv arkivskåp för postorganisation.

• 04 av 05

  Upprätta ett system

  Det finns 3 "slutspel" för varje post:

  1. Åtgärd - Mail måste du vidta åtgärder direkt eller slutligen. Denna typ av post delas upp i ytterligare kategorier som arkiv / referens, svar, åtgärd, etc.
  2. Återvinna - Skräppost som inte har något värde för dig och ingen identifierande information om det bortom ditt namn.
  3. Shred - Varje post som har någon identifierande information om det bortom ditt namn och adress. Detta skulle inkludera personnummer, födelsedatum, kreditkortserbjudanden mm Inte säker på om du ska återvinna eller strimla? Se vad som ska sönder och läs mer om identitetsstöld: Hur skyddar du dig mot identitetsstöld.

• 05 av 05

  Fortsätt med det

  Några sätt jag ser till att hålla detta uppe:

  • Varje svart fredag ​​(det är dagen efter tacksägelsen) medan alla andra är ute och handlar, samlar jag alla kataloger som jag inte längre vill ta emot och ringer dem för att avbryta.
  • Följ den veckovisa organisationsrutinen , där vi hanterar posten varje vecka.
  • Du kan läsa mer om hur jag hanterar mail varje dag.