Hur man organiserar ett hem arkiveringssystem i 7 steg

01 av 07

Så här ställer du in ett pappersarkivering + lagringssystem som kommer att fungera för dig för evigt

Kampen är verklig: hantering av papper och pappersrörelse är pits. Därför är det viktigt att skapa ett enkelt, genomförbart hem arkivsystem som du faktiskt kommer att använda. Idag är det vad vi ska göra tillsammans.

Mål

Lär dig hur du konfigurerar ett hem arkivsystem du faktiskt kommer att använda för resten av ditt liv. Det måste vara flexibelt för att rymma livsstilsförändringar, och det måste vara enkelt så att du faktiskt kommer att hålla upp det.

Vad du behöver

• Arkivskåp eller fillåda
• Hängande filmappar (jag gillar dessa färgade som visas ovan)
• Skrivbordsfilerhållare
• Dokumentförstörare
• Återvinningstunna
• Mappar
• Etiketttillverkare eller penna

timing

Detta är ett helgprojekt. Vi rekommenderar inte att du börjar på en veckodag efter en lång arbetsdag / skola, etc. Börja med det här på en lördag eller söndagsmorgon, beväpnad med en kopp kaffe eller te, och en låt oss göra det här.

02 av 07

Samla alla dina papper tillsammans på en plats

Det första steget i att skapa ett hem arkivsystem är att korralera alla dina filer och papper i samma utrymme så att du kan sortera, återvinna och strimla. Att ha allt på ett ställe har följande fördelar:

1. Det kommer att hålla dig fokuserad på uppgiften till hands. När du försöker utföra en uppgift som du inte är glad över (som arkivering), någon ursäkt för att vandra och börja på ett annat nytt projekt. Om du har alla dina varor (listade här) och alla dina papper på ett ställe, har du verkligen ingen ursäkt men att gräva i.
2. Du kommer att bli grundligare. Genom att göra ditt hus uppe i sopan får du inte upprepa uppgiften några veckor från det ögonblick du hittar en glömd stapel papper i tvättstugan.

Några ställen att leta efter papper (annat än dina uppenbara skrivbordslådor, arkivskåp och brevhack):

1. Vardagsrummet. Papper tenderar att stapla upp i vardagsrummet eftersom vi ofta inte har en uppfattning om vad de ska göra med dem. Det är därför du borde alltid sätta papper du är osäker på vad du ska göra med än i min mail i rutan.
2. Väskor . Ryggsäckar, arbetspåsar, handväskor, gymnastiksäckar och resväskor.
3. Köket. Papperspinnar har ett sätt att hamna i köket. Det beror på att köket ofta är den första platsen vi leder till när vi går genom dörren.

Så samla alla dina papper och sedan ...

Välj en bra plats med en hård yta där du kan skapa 5 högar. Det kan vara köksbordet, rumsbädden eller ditt skrivbord om det är tillräckligt stort. Om du inte har en yta tillräckligt stor, fungerar golvet också.

Om du har så många papper som dina högar kan toppla över, använd sedan rutor eller till och med kartonger. Märk dem för att hålla dem åtskilda och för att undvika misstag - som oavsiktligt slänga förra årets avkastning i rutan "återvinning".

03 av 07

Separera dina papper i fem kategorier

Nu är det dags att komma ner till affärer. Du kommer att behöva röra vid varje papper och fatta ett beslut om det.

Regel: Du måste fatta beslut om varje bit papper. Det kommer att gå in i en av dessa 5 kategorier:

1. Åtgärd: Papper du måste vidta åtgärder på och sedan kasta bort. Förvirra inte dessa med vad vi hänvisar till i en kategori nedan som "Hushåll". Hushållsdokumenten arkiveras permanent, åtgärdsfiler ska användas en gång och sedan kasseras.
   Exempel: inbjudningar, parkeringsbiljetter, påminnelser, läxor, räkningar mm

2. Arkiv: Papper eller dokument som du behöver hänga på men du behöver inte referera eller använda mer än en eller två gånger per år.
   Exempel: skattedeklarationer, journaler, akademiska dokument, bevis på att du deltog i juryns plikter, handlingar, leasingavtal, kontrakt etc.

3. Hushåll: Dessa är papper du använder för att hålla ditt hus (och livet) igång.
   Exempel: kuponger, recept, användarhandböcker, kvitton för årets skatter, dokument för kommande resor etc.

4. Återvinna: Papper och dokument som inte omfattas av någon av kategorierna ovan och innehåller inga personuppgifter.
   Exempel: Skräppost, arbetsblad från ett seminarium du inte längre är intresserad av, tidningar, tidskrifter, gamla läxor du inte behöver, används kuvert etc.

5. Shred: Papers och dokument som inte omfattas av kategori 1-3 men innehåller personliga identifieringsuppgifter.
   Exempel: Kreditkort erbjudanden, gamla kontoutdrag, räkningar etc.

04 av 07

Declutter + Kassera dokument och filer som du inte längre behöver

Din största hög kommer att återvinnas. Återvinna dem först - objektet här är att whittle ner den mängd papper du har att göra med så fort som möjligt.

Därefter krossa krossarna - det här ska innehålla allt som identifierar dig bortom ditt namn och adress.

Alternativt är denna Guard Your ID Roller från Container Store mycket rättvist prissatt och mycket praktiskt för dem som är sjuka på att ha din shredder sylt. På så sätt kan du enkelt stämpla över din ID-info och återvinna post och dokument med personlig information om dem istället för att strimla.

Nu när du har kastat skräpet är det dags att komma ner för att ställa in ett system som är:

1. Lätt att använda, så du kommer faktiskt använda den;
2. Flexibel nog för att rymma livsförändringar och nya projekt; och,
3. Säkra så när du behöver hitta något snabbt, kan du hitta det.

Skönheten här är att du kan bryta ned dessa kategorier ytterligare beroende på mängden papper som kommer in och ut ur ditt hem eller kontor.

05 av 07

Ställ in en arkivfil för ditt hemfilsystem

Det är ganska lätt att bestämma vilka papper som går in i din arkivfil. Det här är de viktigaste papper du äger. De är bevis på att du och din familj existerar, betalar dina skatter, egna hem och bilar, utexaminerade från college, kan resa utanför ditt land på ett pass eller visum. Om du är företagsägare eller äger mer än en egendom kommer den här filen att bli ännu större.

Här är en lista över grunderna för att behålla den här filen:

• skatteåterbäring
• journaler
• akademiska journaler
• bevis du tjänstgjorde juryns plikt
• handling
• leasing
• kontrakt
• pass
• så kallade säkerhetskort
• anställningsregister
• dopcertifikat
• livförsäkring / pension dokument

Spara dessa papper i en fillåda i märkta mappar. Överväg att köpa en brandbeständig låda när du börjar skaffa mer "grejer" för att vara säker.

behåll de filer du använder ofta (aka ett par gånger om året) på framsidan. Motstå strävan att överorganisera detta utrymme, för om du blir för specifik gör det faktiskt svårare att hitta saker när du verkligen behöver dem verkligen. I allmänhet, om du dyker in i din arkivfil, behöver du verkligen verkligen det papper så att det blir så enkelt på dig själv som möjligt.

Här är mina kategorier:

• Akademisk
• Bil
• Sysselsättning
• Finansiell
• Hälsa
• ID
• Försäkring
• Fastighet

Organisera dem alfabetiskt, men håll ID-filen på förhand. Det här har saker som ditt födelsedatum, pass, socialförsäkringskort och dopcertifikat. Det här är också där du ska behålla ditt äktenskapslicens.

För att lagra dessa papper, överväga starkt en högfärdig deedbox som på mindre än $ 50, är ​​ett stort värde *. Ett annat alternativ är High-Security Prescription Box. Den här är avsedd för medicinska förnödenheter, men kan enkelt hålla flera kan-tappa papper.

Du kan ställa in din egen DIY din egen fil, eller du kan använda FileSolutions Home Filing System.

* Om du förlorar dessa filer kommer du sluta betala mycket, mycket mer för att få kopior från registratorer, stads- och stadsbibliotek, akademiska institutioner, etc., så $ 50 är en värdefull, smart investering.

06 av 07

Ordna en hushållsfil

Här är en bra tumregel för vad du ska lagra i din Hushållsfil: Allt du behöver i framtiden, men du behöver inte vidta åtgärder just nu, det hör inte i din Arkivfil. Använd din egen Hushållsfil (kallad Hushålls Arbetsbok) som ett exempel så att du får en bättre uppfattning om vad du ska lagra i den här filen och vad som inte ska.

Först av, istället för en fillåda eller bin, skapade jag ett bindemedel med sektioner och sedan fickor för att lagra saker som kuponger och presentkort. Du kan använda det här bindemedlet och ha avsnitt för följande:

• Kuponger / Groupons
• Presentkort
• Dokument för kommande resor / resor
• Rabatter jag har lämnat in och väntar på att få min check tillbaka
• Kvitton för stora biljettobjekt som en apparat eller stor möbel
• Ha en ficka för alla dina belöningskort
• Anteckningar och referensmaterial för kommande projekt du arbetar med
• recept *
• Kvitton för skatter
• Bil / hem / hyresgästs försäkringar

Du kan noga skanna de flesta av dem till ett Evernote-konto , men när du behöver dem måste du skriva ut det igen, så lägg det i den här anteckningsboken och ring det till din hushålls arbetsbok.

* Håll en separat fil för recept som du vill återvända en dag men inte ha det.

07 av 07

Ställ in en åtgärdsfil

Åtgärdsfilen är de papper du behöver vidta åtgärd och sedan kassera. Eventuella dokument eller papper som måste arkiveras permanent eller under en längre tid (över en månad), hör förmodligen i din Hushållsfil.

Åtgärdsfiler är:

• Kommer att användas en gång och sedan kasseras eller,
• Filer du väntar på att vidta åtgärder på.

Använd en ruta för att hålla dessa papper specifikt och vi rekommenderar den här rutan. Välj orange eftersom det är en prickig färg och tanken är att det kommer att få dig att gå igenom lådan minst en gång i veckan. Detta kan också fördubblas som din i ruta för att hantera e-post .

Här är exempel på vad du ska behålla i din Action-fil:

Inkommande mail:

• Allt du får i posten går i den här filen
• Något papper någon händer dig eller du tar tag i din handväska går in här

Kalenderposter:

• Inbjudningar till kommande händelser och eventuella instruktioner eller svarskort som följer med dem
• Räkningar att betala och sedan strimla eller återvinna
• Tillstånd slipsar för att underteckna
• Åtkomstpåminnelser

Föremål att betala:

• Parkering biljetter att betala
• Räkningar att betala

Föremål du väntar på:

• Kvitton för allt du nyligen köpt om du bestämmer dig för att återvända. Till exempel, om du får ett paket från Amazon, slänger du förpackningen i den här rutan om produkterna inte fungerar och du måste returnera det. Ditto för andra paket du får.
• Kvitton för allt du väntar på. Till exempel, om du skickat in en räkning till ditt försäkringsbolag och du väntar på ersättning, går det i den här filen. Om du har returnerat något och du väntar på att se återbetalningen visas i ditt kontoutdrag eller på min kreditkortsräkning, går det i den här rutan.

Du kan bryta den här filen ner i fler kategorier, men det är lättare att bara kasta allt i den här rutan och sedan gå igenom den en gång, två gånger eller tre gånger i veckan. På den tiden kan du återvinna eller strimla allt du inte längre behöver, arkivera allt som hör hemma i Arkiv eller Hushåll och handling allt som behöver svaras. Målet är att hålla den här filen så liten som möjligt.

Men ... tricket är att du måste gå igenom den här filen minst en gång i veckan, helst oftare. Jag rekommenderar starkt att du lägger till den här uppgiften i din personliga veckovisa organisationsrutin , så du arkiverar och lagrar en relativt liten mängd papper en gång i veckan i stället för