En snabb kontrolllista över hur länge du ska behålla dokument + Vad ska du göra
Papper är en smärta, och hantering av ett hem arkiveringssystem kan vara ett drag, men vissa dokument du verkligen behöver hänga på eftersom du aldrig vet när du behöver dem. Här är en primer om hur länge du ska behålla dokument och när du är färdig med dem, vilka du behöver stryka. Detta bör fungera som en snabbguide för att skapa och behålla ett fungerande hem arkiveringssystem.
Först, fundera på att skära ner på den mängd papper du får och du kommer sluta behöva strimla eller fil mindre.
Det innebär att bli av med skräppost, registrera dig för e-fakturaer och inte acceptera flygblad, kuponger som du aldrig kommer att använda eller annan ephemera du känner att du behöver hänga på när du vet att du verkligen inte gör det.
Om du verkligen kämpar med pappersrörelse till den punkt där du känner att du kan hämma den , nå ut till professionell som kan vägleda dig genom avvecklingsprocessen.
Det andra steget är att se till att du har ett bra mailhanteringssystem på plats. Ju mer effektivt du hanterar det mail du har kommit in, desto mindre måste du göra en stor arkivering / strimling / återvinning.
Ställa in ett elektroniskt arkiveringssystem
Att bli av med din pappersarkivering genom att skapa ett elektroniskt arkiveringssystem sparar utrymme och befriar pappersrörelse. Det är en seger. Numera gör elektroniskt arkiveringssystem mycket mening. För att komma igång behöver du en skanner och en plats för att lagra dina filer, ett mappsystem på en dator eller i molnet och en extern hårddisk.
Ställ in allmänna mappar för olika typer av dokument (exempel: hushåll, skatter, auto, födelsecertifikat etc.) Du behöver inte bli för precis när du lagrar dokument eftersom elektroniska arkiveringssystem är sökbara.
Skanna sedan varje dokument och lagra i en mapp enligt innehållet.
Håller kopior av viktiga dokument
För dina super viktiga dokument rekommenderar experter att hålla kopior.
Det kan innebära att du håller en kopia i ditt molnlagring och en annan på en hårddisk. Det kan också innebära att du behåller en kopia i din elektroniska arkivering och en kopia i ett brandsäkert kassaskåp.
Spara dessa dokument för alltid
Dessa dokument bör lagras för alltid:
Academic Records - Diplom, transkript och eventuellt portföljarbete som kan användas i framtiden när du söker ett jobb.
Antagande papper
Dopcertifikat
Födelsecertifikat
Dödsbevis - Kan behövas för skattemässiga ändamål.
Förarens licens
Sysselsättningsrekord - Eventuella klausuler, avtal, disciplinära filer och prestationsbedömningar.
Äktenskapsintyg
Journaler
Militärrekord
pass
Pensions- och pensionsrekord
Socialförsäkringskort
Wills
Spara för en kortare tidsperiod
Dessa dokument kan du röra så ofta som varje månad eller vecka:
Bankredovisningar - 1 månad
Räkningar - 1 år för någonting skatt eller garantirelaterad, alla andra räkningar ska strykas så snart de har betalats.
Kreditkorträkningar - Stryk omedelbart när betalt.
Hemförbättringsintäkter - Håll kvar tills hemmet säljs.
Investeringsrekord - 7 år efter att du har stängt kontot eller sålt säkerheten.
Hyresavtal - Håll dig tills du har flyttat ut och fått din insättning tillbaka från hyresvärden.
Paychecks / Pay Stubs - 1 år tills du har fått din W-2
Försäljningsintäkter - Förvara garantins livstid. Självklart gäller detta endast för större inköp som apparater och elektronik. Jag brukar behålla kvitton för saker som mat och kläder bara så länge jag vet att jag inte behöver kvittot för retur.
Skattehandlingar - 7 år inklusive din arkivering och alla bifogade dokument som W-2s och kvitton.
Bilrekord - Håll kvar tills båt, bil eller motorcykel säljs.
Hur bli av med dokument
Att strimla dokument är det viktigaste sättet att skydda dig från identitetsstöld. (Läs min intervju med säkerhetsexperten Jay Foley om hur man skyddar sig mot identitetsstöld). Undrar vad som ska strykas? Den allmänna regeln är vad som helst med följande uppgifter bör strykas: kontonumre, födelsedatum, flicknamn, lösenord och stift, signaturer och sociala avgifter.
Återigen är det ingen hjärnanvändare.
Här är grunderna:
Om dokumenten fortfarande är "aktiv", så måste du hålla fast vid dem för referens och skapa ett enkelt hem arkiveringssystem. Det betyder att arkivera dokument efter ämne och sedan strimla dem när de inte längre används.
Vilka dokument ska strykas
Om du är färdig med dessa dokument och inte längre behöver dem, så här är vad som ska riva (allt annat - som pappersarbete - du kan bara återvinna).
ATM kvitton
kontoutdrag
Födelsecertifikat kopior
Avbrutna och annullerade kontroller
Kreditkorträkningar
Kreditrapporter
Förarlicenser (utgått)
Anställningshandlingar som har någon identifiering
Förfallna pass och visum
Investeringar konto #s
Juridiska dokument
Investeringar, aktier och egendomstransaktioner
Objekt med signatur (leasingavtal, kontrakt, bokstäver)
Bagage taggar
Medicinska och dentala register
Legitimationen med ett personnummer
Lösenord eller PIN-nummer
Betala stubbar
Förut godkända kreditkortsapplikationer
Kvitton med kontonummer, kreditkortsnummer eller annan identifierande information
Skatteformer
Transkript med identifierande information om dem
Reseplaner
Använda flygbiljetter
Verktygsregistreringar (telefon, gas, el, vatten, kabel-TV, internet)
Se till att du har ett flexibelt arkivsystem som är inställt för att hålla dessa dokument i koll på och stryka dem när de inte längre är nödvändiga.
Allt du planerar att behålla måste vidtas, organiseras och arkiveras. Jag gillar mitt hem arkivsystem.