Försöker dina försök att eliminera pappersrör ofta att misslyckas? Eller är du för överväldigad av den stora mängden papper på ditt skrivbord för att ens försöka? Du kan göra några förståeligt men självabsorberande misstag. Läs vidare för att lära dig hur man undviker de vanligaste misstag som människor gör när man hanterar pappersrörelser.
1. Eliminerar inte pappersutlåtanden
Du kan fortfarande behöva få några räkningar på det gammaldags sättet, men de flesta verktyg gör det enkelt att byta till papperslös fakturering.
Medan du är på det, se var annars kan du skära ner på överskott av papper. Om du får kataloger tittar du aldrig på, tar några minuter att kontakta företagen och begära att de tas bort från sina listor. Om du prenumererar på flera tidskrifter och tidningar, tänk på vilka du föredrar att läsa i tryck och vilka du inte skulle ha något emot att läsa online.
2. Låt papper stapla upp
Detta gäller för papper som du inte vill ha (t.ex. skräppost) och de du behöver (t.ex. räkningar.) Ju längre du väntar på att hantera dessa, desto större chans kommer du aldrig att göra det, vilket leder till missade betalningar eller lådor full av ett års värde för söndagen New York Times. Det enklaste sättet att hantera ditt mail är att hantera allt så fort det kommer. När det gäller papper måste du kasta ut, göra återvinning en regelbunden uppgift, inte bara något du gör när papper hotar att begrava dig.
3. Har ett obekvämt eller obefintligt arkiveringssystem
Om du inte har någon plats att lagra de papper du behöver och inget enkelt sätt att förfoga över dem du inte gör kommer du nog att stacka upp dem alla och ställa dem mentalt under "att behandlas ... någon dag". Undvik detta genom att skapa ett system som fungerar för dig, oavsett om det innebär att du skaffar ett arkivskåp, en pålitlig scanner eller en shredder.
4. Har inte en startplatta
En startkudde är ett dedikerat utrymme nära din ytterdörr, där de saker du behöver varje dag - nycklar, glasögon, etc. - hålls när de inte används. En startkudde hjälper inte till alla typer av pappersrör, men det är ett utmärkt sätt att se till att utgående brev kommer ut ur huset.
Vad som är viktigt är begreppet lanseringsplatta, och vanorna hjälper dig att utvecklas.
I grunden gör en lanseringsplatta det lätt att göra samma sak på samma sätt varje dag. Att hänga dina nycklar på ett visst ställe så snart du kommer in är samma typ av beteende som att kasta bort skräppost så fort du får det, eller öppnar viktigt mail i god tid. När du tänker på andra relaterade dagliga uppgifter, som att sortera ditt mail, kan de bli en del av det systemet.
5. Att vara Vag
Detta är en jag är skyldig till. Det här är ett exempel: I min fillåda har jag en mapp märkt "bil". Det betyder att om jag måste söka efter min bil titel måste jag wade igenom bilkvitton, dokument om bilförsäkring, information om min gamla bil Jag äger inte längre, och så vidare. (Jag har också en mapp markerad "misc." Som är en organisatorisk katastrof som väntar på att hända.)
När du organiserar papper som du behöver behålla är det bäst att vara så specifik och tydlig som möjligt. Att introducera mappar med etiketter som "bilförsäkring", "bilunderhåll" och "bilfinansiering" skulle göra att använda mitt arkiveringssystem mycket mindre av en karaktär.
Du kan också skära ner mycket papper genom att veta hur länge du behöver behålla dokument .
Om du lagrar föråldrade papper som du aldrig kommer att använda igen, kommer du slutligen att bli av med dem för att skära bort mycket rodnad ur ditt liv.